Sieben auf einen Streich – DSGVO war gestern, „rundum sorglos“ ist heute

Sieben auf einen Streich – DSGVO war gestern, „rundum sorglos“ ist heute

Nicht nur beim Thema Datenschutz, auch in anderen unternehmerisch relevanten Bereichen wird es immer wichtiger, sich zuverlässig vertraglich abzusichern – am besten automatisiert und in digitaler Form. Wir von Heilmann Software wollten diese Nuss natürlich knacken! Unsere Idee: Ein Vertragsabschluss, um den herum sich alles erledigt.

In digibase Plus steckt wirklich alles drin, was Sie für ein stressfreies Arbeiten in Ihrem Betrieb benötigen:

  • Einrichtung und persönliche Betreuung in der Startphase
  • Telefonsupport inklusive
  • Schornsteinfeger-Drucksachen
  • Schnittstelle zu Großkunden
  • digibase Profil (Internetpräsenz)
  • Beilagenmanager
  • jetzt NEU: der „rundum sorglos“ Vertragsmechanismus
  • jetzt Neu: digibase Pay
  • jetzt NEU: digibase Sign (digitales Signieren)

In unserem Plus Paket für Schornsteinfeger ist ab dem 15.08.18 ein automatisierter Vertrags-Mechanismus enthalten. Das heißt: Alle wesentlichen Maßnahmen, die für Schornsteinfeger bezüglich DSGVO und Vertragsschließung mit Endkunden relevant sind, haben wir in digibase Plus integriert (angelehnt an die Checkliste des ZIV, Newsletter 05/2018). 

In digitaler Form bestätigt der Kunde per Klick, im Papierbrief wird er darauf hingewiesen, den Vertrag digital zu unterzeichnen. Für die Kunden, die nach wie vor alles auf Papier haben wollen, steht der Vertrag selbstverständlich zum Ausdruck zur Verfügung.

Sieben auf einen Streich – diese Probleme haben Sie vom Tisch:

1.      Informationspflicht 

Sie als Schornsteinfeger müssen Ihre Kunden darüber informieren, dass personenbezogene Daten verarbeitet und gespeichert werden. 

Mit digibase Plus kommen Sie dieser Informationspflicht automatisch mit jedem Brief nach, egal ob Papier oder digital.

2.      Nachweispflicht

Mit der neuen DSGVO müssen Sie nachweisen können, wann und wie Sie mit Ihren Kunden die Datenerhebung geregelt haben. Gar nicht so einfach, wenn Sie alles von Hand dokumentieren. Mit unserem Vertragsmechanismus geht das automatisch – alle Vorgänge wie z.B. Einwilligungen werden nachvollziehbar und belegbar protokolliert.

3.      Auskunftsplicht

Ja, es gibt ihn: Der Kunde, der ganz genau wissen will, was mit seinen Daten passiert. Das kann einen schon mal richtig ins Schwitzen bringen. 

Mit digibase Plus kann dieser Auskunftspflicht per Knopfdruck nachgekommen werden. 

4.      Preisregelung 

Auch in unserem Vertrag enthalten: eine Klausel zur Regelung des Arbeitswert-Faktors. So können die Preise wieder wie früher ganz offiziell am Jahresanfang angepasst werden. 

5.      Haftungsausschluss

Ohne einen bestehenden Vertrag haftet jeder Schornsteinfeger vollumfänglich für seine Tätigkeiten. Mit dem automatisierten Vertragsabschluss kann ab sofort eine Haftung soweit wie möglich ausgeschlossen werden.

6.      Unveränderlichkeit von Dokumenten

Auch enthalten im Plus-Paket: digibase Sign, unser neues Verfahren für digitales Signieren. Bei Bedarf kann damit bei digitalen Dokumenten (insb. elektronischen Rechnungen) Herkunft und Unveränderlichkeit GOBD-konform sichergestellt werden.

7.      Keine Weitergabe an Dritte

Anders als beim normalen E-Mail-Versand werden bei der Nutzung von digibase KEINE Daten an Dritte weitergegeben. Hierfür schließen wir automatisch eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung ab. 

Wir finden: Unser „Rundum-sorglos-Paket“ kann sich durchaus sehen lassen, sodass sich Schornsteinfegerbetriebe gemäß unserer Vision „80% weniger Büroaufwand“ künftig wieder um die wesentlichen Dinge kümmern können. 

Sie möchten mehr erfahren?

Gerne beraten wir Sie unverbindlich zu unserem Plus Paket und den neuen Möglichkeiten rund ums Vertragsmanagement.