Automatisierte Verträge – Der große Praxis-Test

Automatisierte Verträge – Der große Praxis-Test

Interview mit Schornsteinfegermeister Pascal Gässler

Am 15.08.2018 ging unser neues digibase Plus Paket an den Start. Ein wichtiger Bestandteil unseres „rundum sorglos“ Pakets ist ein automatisierter Vertragsmechanismus. Das heißt: Alle wesentlichen Maßnahmen, die für Schornsteinfeger bezüglich DSGVO und Vertragsschließung mit Endkunden relevant sind, haben wir in digibase Plus integriert.

 Wir wollten natürlich wissen, wie sich die automatisierten Verträge in der Praxis bewähren. Haben wir wirklich die relevanten Sachverhalte im Vertrag abgedeckt? Wie fügt sich der Mechanismus in den Arbeitsalltag ein? Und wie reagieren die Kunden? Diese und viele weitere Fragen wollten wir gerne aus erster Hand beantwortet wissen und freuten uns deshalb sehr, dass sich Schornsteinfegermeister Pascal Gässler, langjähriger Kunde und Nutzer des digibase Plus Pakets, für ein kleines Interview bereiterklärte und uns deshalb Ende Dezember in Stuttgart besuchte. 

Und das waren seine Antworten auf unsere Fragen:

Herr Gässler, Sie nutzen in digibase den Vertragsmechanismus. Was hat Sie dazu veranlasst, mit Ihren Kunden Verträge für die freien Schornsteinfegerarbeiten abzuschließen?

In erster Linie Kundenbindung und Rechtssicherheit.“

Haben Sie bereits früher (ohne digibase) Verträge mit Ihren Kunden abgeschlossen?

Nein, lediglich die Vereinbarungen.

Und warum nicht?

Die Umsetzung war mir zu schwierig und ohne Anwalt erschien mir die Umsetzung nicht wirklich rechtssicher.

Wie passt das Arbeiten mit dem digibase Vertragsmechanismus in Ihren Arbeitsablauf?

Eigentlich erledigt sich das von selbst, ohne dass ich noch etwas dafür tun muss. Es gibt jedoch pro Woche 1-2 Kunden, die den Vertrag schriftlich zugesandt haben möchten. Die Möglichkeit, eine Bildunterschrift zum Vertrag hinzuzufügen wäre schön, das fehlt noch. 

Haben Sie bereits an dem Schulungsangebot “Vertragswesen und freie Schornsteinfegerarbeiten”, das über die Innung angeboten wird, teilgenommen?

Ja, ich habe an dem Angebot teilgenommen. Die ganze Thematik ist schwierig und es ist komplex, solche Verträge selbst zu gestalten.

Fühlen Sie sich mit dem automatisierten Vertragswesen in digibase “rechtssicher”?

Ja, sofern mir nichts anderes bekannt ist. Wichtig ist doch, etwas zu unternehmen um sich abzusichern. Fehler werden in der heutigen Zeit überall gemacht. Ob bzw. wie sicher diese Verträge sind, wird sich in der Zukunft zeigen.

Haben Sie sich bereits vor der Verwendung mit den Themen Verträge & DSGVO auseinandergesetzt?

Ja, auf Schulungen. Auch beim Datenschutz gilt: wichtig ist, etwas zu unternehmen. Fehler dürfen gemacht werden, nur gar nichts machen ist falsch.

Wie hätten Sie ohne digibase die Anforderungen der DSGVO umgesetzt? 

Das ist eine gute Frage. Wahrscheinlich hätte ich erst mal abgewartet um zu sehen, wie es andere umsetzen.

 Gibt es Rückmeldungen von Ihren Kunden?

Jeder ist heutzutage gewohnt, überall irgendwas unterschreiben zu müssen, z.B. beim Arzt. Meiner Meinung nach will der Großteil der Kunden mit dem ganzen Thema nichts zu tun haben.  Die Schornsteinfegerarbeiten sollen erledigt werden, ohne dass der Kunde sich weiter darum kümmern muss. Direkte Rückfragen gibt es selten.

 Wie reagieren Ihre Kunden darauf, wenn Sie mit ihnen Verträge für die freien Schornsteinfegerarbeiten abschließen?

Die Kunden stehen dem positiv gegenüber. Die Zahlen von 139 Verträgen in 2 Monaten sprechen für sich. Dazu kommen noch ca. 10 schriftliche Anforderungen, die sogar alle zurück kamen ohne vorfrankierte Rückumschläge! Wenn man den „fast null“ Aufwand beachtet, ist das ein sehr gutes Resultat, ohne die Kunden aktiv darauf anzusprechen.

Wir wollten mit dem Vertragsmechanismus die Themen DSGVO & Verträge unter einen Hut bringen und in Ihren Arbeitsablauf als Schornsteinfeger integrieren. Haben wir das geschafft?

Ich sage mal ja, würde mir aber wünschen, dass der Kunde sich in digibase den Vertrag selbst schriftlich zuschicken kann, wenn er das möchte. 

Was würden Sie noch gerne ergänzen bzw verbessern?

Bildunterschrift, vorfrankierte Rückumschläge, evtl die Zuordnung der Gebäude zum Vertrag. Es ist ja so, dass wenn ein Eigentümer mehrere Schornsteinfeger hat, das nicht klar geregelt ist, welche Liegenschaft wem zuzuordnen ist.

Würden Sie den Vertragsmechanismus Ihren Schornsteinfeger-Kollegen empfehlen?

Nach jetzigem Stand auf jeden Fall.

An dieser Stelle noch einmal herzlichen Dank an Herr Gässler! Das Interview war für uns sehr spannend und informativ. Die Rückmeldungen aus erster Hand helfen uns immer sehr, unsere Produkte stetig zu verbessern. Wir sind uns sicher: Der digibase Vertragsmechanismus wird sich in der nächsten Zeit noch weiter entwickeln. Anlass ist der aktuelle Newletter des ZIV (01/2019). Die entsprechenden Anforderungen werden wir so schnell wie möglich umsetzen.

Herzliche Grüße aus Stuttgart,

Ihr digibase Team